Triến khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2016

Thực hiện Ke hoạch số 333/KH-UBND, ngày 22/02/2016 của Uý ban nhân dân tính Kon Tum về Ke hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 20] 6;
Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Kon Tum xâv dựng kế hoạch triến khai công tác văn thư, lưu trữ năm 2016, như sau:
]. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
Nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trừ đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp, khoa học theo đúng quy định của pháp luật.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức ngành giáo dục và đào tạo trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ; đẩy mạnh công tác lập hô sơ công việc, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính hiện nay.
2. Yêu cầu
Xây dựng Ke hoạch và tô chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nghiêm túc, hoàn thành các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.
Đảm báo các yêu cầu: Nhanh chỏng, chính xác, áp dụng công nghệ thôn £ tin, môi trường mạng đúng với quy định hiện hành cùa Nhà nước về công tác văn thư, lưu trừ.
II. NỘI DUNG, NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN » 7 • t
1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu
trữ
Ngành Giáo dục và Đào tạo đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phố biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trừ nhằm nâng cao nhận thửc đối với cán bộ công chức, viên chức về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trừ và bảo vệ phát huy tài liệu lưu trữ.
Trong năm 2016, Ngành Giáo dục và Đào tạo tiếp tục tuvên truyền đến cán bộ công chức, viên chức của ngành những văn bán sau:
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/1”! LT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phú hướng dẫn về thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/20] 1 cúa Bộ Nội vụ hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Thông tư số 09/20! I/TT-BNV neày 03 tháng 6 năm 2011_ của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn báo quan hô sơ, tài liệu hình thành phô biên trong hoạt động của các cơ quan, tỏ chức;
+- Luật lưu trữ đã được QuüC hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kế từ ngày 01 tháng 7 năm 2012.
+ Nghị định sổ 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 cua Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
+ Chỉ thị số 05/2007- TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ Tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trừ;
+ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 cúa Bộ Nội vụ quy định về sử dụng tài liệu tại Phòne đọc cùa các Lưu trữ lịch sử;
+ Ke hoạch số 333/KH-UBND, ngày 22/02/2016 cua Uỷ ban nhân dân tính Kon Tum về Ke hoạch công tác vãn thư, lưu trữ nãm 20 ] 6.
b) Công tác tố chức, nhân sụ làm công tác văn thư, luu trũ
– Tiếp tục kiện toàn tố chức văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trường học,
tuyển dụng, sắp xếp, bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc
làm, đảm bào tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo quy định tại Thông tư sổ 13/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định mã số vả chức đanh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư sổ 4/2014/TT-BNV, ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngành công chức chuyên ngành văn thư.
– Tíìng cưừrm CÕI1ÍỈ tác dim lạo. bồi tlườrm nuhiệp vụ: Cư cản bộ tham niu dầv du các lớp bồi dưỡng vè nghiệp vụ vãn thư, lưu irừ do các cấp lố chức. Thực hiện dầy đu các che độ bồi đưỉhm dộc hại và chế độ bồi dưỡng băng hiện vật
cho cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.
c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hiiỏng dẫn ve công tác văn thư, lưu trũ
Căn cứ vào quy định Nhà nước, Uý ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ tinh Kon Tum, ngành giáo dục và đào tạo tiến hành rà soát những văn bản đã ban hành hoặc chưa ban hành đe sửa đổi, thav thể, ban hành mới các vãn băn: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cùa cơ quan; Báng thời hạn bào quàn hổ sơ} tili liệu; Danh mục hồ sơ năm 2016; Hướnti dần lập liồ sơ côn Ũ; việc vã giao nộp hô sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy định về lô chức sứ dụng lài liêu cơ quan.
đ) Công tác thanh tra, kiếm tra công tác văn thu’, luu trũ
Tăng cường công tác thanh tra, kiếm tra đế kịp thời phát hiện nhừng tồn tại, hạn che về công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc. Tronạ năm 2016, Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ kiêm tra tập trunií vào các nội dunu: Việc triên khai các văn ban quy phạm pháp luật và các vãn ban hướng dần ve eônụ tác vãn
1

thư, lưu trừ; Ban hành và thực hiện kế hoạch văn thư, lưu trừ năm 2016, Tình hình thực hiện công tác vãn thư; Tình hình thực hiện hoạt động lưu trừ; Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trừ; Việc thực hiện chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trừ.
2. Hiện đại hóa công tác văn thư, liru trữ
– Tiếp tục triển khai thực hiện hướng dẫn số 822/HD’VTLTNN, ngày 26/8/2015 cua Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bán đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mội trường mạng theo chi đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh tại Công văn số 2453/UBND-TH, neày 21/10/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Kon Turn.
– Tiểp tục triển khai và SŨ’ dụrm có hiệu quá phần mền văn phòniỉ điện từ (eOffice) trong quản ỉý văn bản đi, đên và quán lý hô sơ.
3. Bố trí kinh phí đế thực hiện công tác văn thư, hoat động lưu trữ
Bố trí kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với khả năng, điều kiên thực tế tại cơ quan.
Nâng cấp kho lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu; mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản vả sử dụng tài liệu lưu trữ.
III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM
1. Lập hồ SO’ công việc và nộp lưu tài liệu lưu trữ
Ngành giáo dục và đào tạo tập trung chI dạo việc lập hồ sơ С0ПЦ việc cùa công chức, viên chức; đưa nội dung việc lập hô sa vá nộp liru hô sơ. tùi liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong nhừng tiêu chi dành giủ và phàn loại công chức, viên chức cuôi năin.
2. Triển khai thục hiện các văn bản mỏi về công tác văn thư, lưu trữ
– Quyết định số 86/QĐ-UBND, ngày 25/01/2014 cùa Uỷ ban nhân dân tỉnh Kon Tum về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Kon Turn giai đoạn 2014-2020;
– Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 20 ] 1 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phô biên trong hoạt động cua các cơ quan, tố chức;
– Quyết định 929/QĐ-UBND, ngày 16/9/2014 của Uỷ ban nhân dân tính Kon Tum về việc Phê duyệt Quy hoạch neành Văn thư-Lưu trữ trên địa bàn tính đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;
– Thônu, tư số 07/2012/TT-BNV гщау 22 tháng 1 1 năm 20)2 cúa Bộ Nội vụ quy định về hướne dẫn quàn lý văn bán, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
– Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
3. Xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng và cải tạo kho lưu trữ

Bố trí kho lưu trữ và các trang thiểt bị đủng theo quy định tại cơ quan Sở và các đơn vị trực thuộc.
4. Quản lý tài liệu lưu trữ
Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; thực hiện chê độ vệ sinh kho, tài liệu định kỳ.
To chức sử dụng tài liệu cỏ hiệu qua, đam báo giũ’ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quv định. Bố trí, tạo diều kiện thuận lợi cho cán bộ cône chức, viên chúc khai thác, sứ dụng tài liệu.
IV. TÓ CHỨC THỤC HIỆN
» »
1. Văn thư Sỏ’
– Xây dựng kế hoạch văn thư, lưu trữ và hướng dẫn triên khai thực hiện trong toàn ngành.
– Thực hiện các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thê thức, đúng thấm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 cua Bộ Nội vụ.
– Quán lv văn ban, lập hồ sơ va nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trù’ cơ quan. Thực hiện việc quản lv văn ban đi, VLÌn bản tiên và hưứrm dan, lô chúc lập hô sơ công việc, nộp lưu hô sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại thông tư số 07/201 2/TT-BNV ngày 22/1 1/2012 cua Bộ Nội vụ.
– Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ đúng quy định bảo mật.
– Công tác thu thập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ: Thực hiện việc thu thập ho sơ, tài liệu cua các phòng chức năng, đơn vị trực thuộc vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
– Chỉnh ]ý tài liệu, tiêu hủy tài liệu.
– Tiếp tục khảo sát, thống kê sổ lượng tài liệu hiện còn tôn đọng chưa chinh ỉý, xây dựng kế hoạch thu thập, kinh phí chinh lý và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
– Thực hiện việc tiêu hủy tà] íiệu hết giá trị theo đúng quy định cùa pháp luật hiện hành.
– Tham mưu việc cải tạo, nâns, cap kho lưu trữ đam báo các yêu câu kỳ thuật để báo quản an toàn tài liệu.
– Tham mưu việc trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu đế báo vệ, bảo quản an toàn tài liệu theo yêu cầu của ngành. Thực hiện việc vệ sinh kho, tài liệu, khử trùng tài liệu phòng chổng mối mọt theo đúng quy định.
2. Các phòng chức năng thuộc sỏ’:
– Soạn tháo và ban hành văn bản bám sát theo hướng dẫn quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 cua Bộ Nội vụ về thê thức và
-I

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; bào đảm chất lượng các văn bản áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV đúng theo quy định.
– Cập nhật, sắp xếp đầy đủ các văn bản đúng qui định..
3. Các đơn vị trực thuộc sỏ’ :
• » »
– Soạn thảo và ban hành văn bản bám sảt theo hướng dẫn quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; bảo đảm chất lượng các văn bản áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV đúng theo quy định.
– Quản lý văn bán đi, đến theo đúng quy định.
– Cập nhật vào sổ, sắp xếp, lưu đầy đủ các văn bản đen và văn bản đi.
– sẳp xếp bản lưu văn bản đi đảm bảo đúng theo quy định.
– Bổ trí phòng đọc đảm bao điều kiện thuận lợi cho độc giả đển khai thác
sứ dụng tài liệu.
– Hoàn thiện các công cụ tra cứu; mở số theo dõi việc khai thác sứ dụng tài liệu, chủ động công bố, giới thiệu tài liệu dưới nhiều hình thức nhăm phát huy giá trị tài liệu.
Nội dung chi tiết xin xem thêm file đính kèm.